JAK PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE

POLITYKA PRYWATNOŚCI W PROCESIE REKRUTACYJNYM

Jeżeli jesteś zainteresowany dołączeniem do naszego zespołu i weźmiesz udział w procesie rekrutacyjnym np. poprzez przesłanie swojego CV, przetwarzamy Twoje dane osobowe. Do wszystkich informacji na Twój temat podchodzimy odpowiedzialnie i zgodnie z przepisami prawa – w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.).

Niniejsza Polityka Prywatności przedstawia szczegółową informację o tym, kim jesteśmy w świetle ww. przepisów i jakie mamy obowiązki względem Twoich danych osobowych, jaki jest ich zakres, cel i okres ich przetwarzania. Gdyby cokolwiek było dla Ciebie niezrozumiałe lub wzbudzało Twoje wątpliwości, skontaktuj się z .

I. SŁOWNICZEK – PODSTAWOWE POJĘCIA.

Dane Osobowe - wszystkie informacje, które przetwarzamy na Twój temat, w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO. Są to np. imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, wykształcenie, przebieg kariery zawodowej itp.;

Przetwarzanie – wszystkie działania, jakie wykonujemy na Twoich Danych Osobowych. Są to np. zbieranie, przechowywanie, aktualizowanie, wysyłanie Ci wiadomości, czy usuwanie;

Administrator danych osobowych – Oktawave S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Domaniewskiej 44a; 02-672 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000858468, NIP 5213633306; REGON 146197794; o kapitale zakładowym w wysokości 5.347.500,00 złotych;.

II. JAKIE DANE OSOBOWE ZBIERAMY I JAKI JEST NASZ CEL ORAZ PODSTAWY PRAWNE NASZEGO DZIAŁANIA?

Zakres Danych Osobowych jakie przetwarzamy zależy od tego, jakie informacje podajesz w swojej aplikacji – obejmuje treść dokumentów, informację o sposobie ich złożenia, a także zawartość naszej ewentualnej dalszej komunikacji i wniosków z postępowania rekrutacyjnego.

Pamiętaj, że w przypadku, gdy stanowisko, na które aplikujesz, wiąże się z zawarciem umowy o pracę, nie masz obowiązku podawania innych danych, niż wynika to z art. 221 Kodeksu pracy, tj.:
a) imię (imiona) i nazwisko,
b) data urodzenia,
c) dane kontaktowe,
d) wykształcenie,
e) kwalifikacje zawodowe,
f) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
g) inne dane niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Podanie innych Danych Osobowych nie będzie warunkowało udziału w procesie rekrutacyjnym. Wszelkie dane podajesz dobrowolnie, ale brak informacji pozwalających na ocenę Twojej kandydatury lub na kontakt z Tobą będzie oznaczał brak możliwości efektywnego udziału w procesie rekrutacyjnym.

Jeżeli wyraziłeś zgodę na udział w konkretnym procesie rekrutacyjnym lub w przyszłych procesach rekrutacyjnych, podstawą prawną przetwarzania przez nas Twoich Danych Osobowych będzie Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). W niektórych wypadkach możemy przetwarzać Twoje Dane Osobowe dla potrzeb przyszłych rekrutacji również na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), np. w celu złożenia Ci oferty współpracy na stanowisko zgodne z Twoimi kwalifikacjami i naszym zapotrzebowaniem, co jest zgodne z pierwotnym celem, w którym Twoje Dane Osobowe zostały zebrane (tzw. cel kompatybilny w rozumieniu art. 6 ust. 4 RODO).

W każdym przypadku naszym celem przetwarzania jest:
a) ocena Twojej kandydatury pod kątem wymagań na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę, w ramach którego przesłałeś swoje zgłoszenie rekrutacyjne, lub w celu odpowiednio przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na podobne stanowiska;
b) jeżeli spełniasz wymagania dla stanowiska – złożenie Ci oferty współpracy i zawarcie umowy;
c) wykazanie zgodności postępowania rekrutacyjnego z przepisami prawa.

W przypadku przetwarzania Danych Osobowych na podstawie zgody przypominamy, że w każdej chwili możesz wycofać udzieloną uprzednio zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego już dokonano na jej podstawie. Natomiast w przypadku przetwarzania Twoich Danych Osobowych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, masz prawo do sprzeciwienia się takiemu przetwarzaniu. Opis przysługujących Ci uprawnień znajdziesz w części VI poniżej.

III. JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Okres przetwarzania Twoich Danych Osobowych różni się w zależności od tego, czy dane te zostały zgromadzone jedynie w celu przeprowadzenia aktualnego procesu rekrutacyjnego, czy mogą zostać wykorzystane również w ramach przyszłych procesów (jedynie na podstawie Twojej zgody), czy też są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym.

Jeżeli przetwarzamy Twoje Dane Osobowe w związku z pojedynczą rekrutacją, zostaną one usunięte po 6 miesiącach od zakończenia procesu rekrutacyjnego rozumianego jako zawarcie umowy z innym kandydatem. Czas ten pozwala na zrealizowanie okresu próbnego i potwierdzenie, że dane stanowisko faktycznie zostało skutecznie zajęte.

Dane Osobowe przetwarzane na podstawie zgody na udział w przyszłych, przetwarzamy do ewentualnego jej cofnięcia lub zrealizowania celu, dla jakiego została wyrażona (tj. zatrudnienia Cię), jednak zwykle nie dłużej niż przez 2 lata od jej udzielenia.

Okresy te mogą ulec odpowiedniemu, niezbędnemu wydłużeniu, w przypadku ewentualnych roszczeń i postępowań sądowych – o czas trwania tych postępowań oraz ich rozliczenia – a także jeśli przepisy prawa w określonych wypadkach zobowiązują nas do dłuższego ich przetwarzania.

IV. KTO FAKTYCZNIE MA DOSTĘP DO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Do Twoich danych osobowych dostęp uzyskują wyłącznie:

  • odpowiednio upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Oktawave, którzy są zobowiązani do ich zachowania w tajemnicy oraz niewykorzystywania w celach innych niż te, dla których Oktawave uzyskała dane;
  • podmioty, które wspierają nas w świadczeniu usług, na podstawie odpowiednich umów powierzenia danych osobowych do przetwarzania, takie jak platformy do e-mailingu, dostawcy usług kolokacji, dostawcy usług teleinformatycznych lub narzędzi służących do nawiązywania kontaktu (komunikatory);
  • dostawcy usług prawnych, doradczych, księgowych i podatkowych;
  • dostawcy usług audytowych;
  • operatorzy pocztowi i kurierzy;
  • ubezpieczyciele, podmioty świadczące usługi archiwizacji;
  • spółki z grupy kapitałowej, w skład której wchodzi Oktawave.

Wszystkie te podmioty mają dostęp tylko do tych informacji, które są im niezbędne do wykonania określonych działań.

Czasami, niektóre z podmiotów dostarczających nam rozwiązania mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W każdym przypadku przekazania danych poza EOG, stosujemy wymagane zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule ochrony danych przyjęte na mocy decyzji Komisji Europejskiej. Dodatkowo w celu ochrony danych osobowych, zarówno podczas ich przesyłania, jak i po ich otrzymaniu, stosujemy ogólnie przyjęte standardy, spełniających wymogi RODO oraz orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Masz prawo uzyskać kopię stosowanych przez nas zabezpieczeń dotyczących transferu danych osobowych do państwa trzeciego, kontaktując się z nami na adres e-mail: . Oktawave może być także zobowiązana do udzielenia określonych informacji organom władzy publicznej, na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań. W takim wypadku informacje są udzielane wyłącznie jeśli istnieje ku temu właściwa podstawa prawna.

V. DANE KONTAKTOWE OKTAWAVE I INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administratorem Twoich Danych Osobowych jest Oktawave S.A. z siedzibą w Warszawie. Adres siedziby i kontaktowy Oktawave to: ul. Domaniewska 44a, 02-672 Warszawa Ogólny adres e-mail do kontaktu:

Adres e-mail do kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych:

VI. JAKIE MASZ PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM PRZEZ OKTAWAVE TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Dla sprawnego realizowania Twoich praw, żądania prosimy kierować na adres e-mail: lub , wpisując w tytule „Żądanie RODO”, a w treści precyzując, z którego prawa chcesz skorzystać. Przysługują Ci następujące prawa:

Dostęp do Danych Osobowych

Zawsze możesz zwrócić się do nas o dostęp do Twoich Danych Osobowych, aby uzyskać szczegółowe informacje o tym:

  • czy przetwarzamy Twoje Dane Osobowe,
  • w jakim celu,
  • jakie kategorie danych przetwarzamy,
  • kto jest ich odbiorcą,
  • w miarę możliwości – jaki jest planowany okres ich przechowywania, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,
  • jeżeli Dane Osobowe nie zostały zebrane od Ciebie – wszelkie dostępne informacje o ich źródle.

Możesz także uzyskać wgląd we wszystkie przetwarzane na Twój temat dane (kopia danych).

Prawo do sprostowania Danych Osobowych

Jeśli Twoim zdaniem informacje na Twój temat są nieprawidłowe albo niekompletne, masz prawo do żądania ich zaktualizowania.

Odwołanie zgody

W każdym czasie możesz odwołać zgodę na przetwarzanie Twoich Danych Osobowych, jednakże bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Prawo do usunięcia Danych Osobowych

W pewnych sytuacjach RODO przyznaje Ci tzw. prawo do bycia zapomnianym. Do okoliczności uzasadniających skierowanie przez Ciebie tego typu żądania zalicza się:

  • brak dalszej niezbędności Danych Osobowych do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
  • cofnięcie przez Ciebie zgody na przetwarzanie Danych Osobowych, gdy nie istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przetwarzania;
  • wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych, gdy nie występują nadrzędne prawnie i uzasadnione podstawy przetwarzania;
  • wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych w celach marketingowych;
  • przetwarzanie Twoich Danych Osobowych niezgodnie z prawem,
  • z przepisów prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Oktawave wynika obowiązek usunięcia Danych Osobowych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich Danych Osobowych w przypadku, gdy:

  • kwestionujesz prawidłowość przetwarzanych przez nas Danych Osobowych – na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych,
  • przetwarzanie Twoich Danych Osobowych jest niezgodne z prawem, lecz zamiast ich usunięcia wolisz ograniczenie przetwarzania,
  • Oktawave nie potrzebuje już Twoich Danych Osobowych do celów przetwarzania, ale są one Tobie potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  • wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich Danych Osobowych – jedynie do czasu rozstrzygnięcia sporu. Skuteczne wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania spowoduje ograniczenie podejmowanych przez nad działań na określonych przez Ciebie danych oraz w zakresie określonych operacji / celów przetwarzania do niezbędnego minimum – zasadniczo wyłącznie do przechowywania.

Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo do otrzymania Twoich Danych Osobowych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu komputerowego, a także do ich przesłania innemu administratorowi. Możesz z niego skorzystać, jeżeli:

  • przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy oraz
  • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Prawo do sprzeciwu

Z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją przysługuje Ci prawo sprzeciwu względem niektórych czynności przetwarzania, które wykonujemy, w szczególności w następujących wypadkach:

  • gdy podstawą przetwarzania Twoich Danych Osobowych, jest nasz prawnie uzasadniony interes;
  • gdy przetwarzamy Dane Osobowe na potrzeby marketingu bezpośredniego;
  • gdy przetwarzamy Dane Osobowe do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych. Pamiętaj jednak, że gdy pomimo wniesienia przez Ciebie sprzeciwu dojdziemy do wniosku, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, będziemy nadal przetwarzać Twoje Dane Osobowe objęte sprzeciwem.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W związku z tym, że jesteśmy administratorem Danych Osobowych, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi do PUODO dostępny jest na stronie internetowej prowadzonej przez PUODO pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/83/155.

Listę lokalnych organów odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych w Unii Europejskiej oraz dane kontaktowe znajdziesz na stronie: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.

Oczywiście jeśli masz uwagi odnośnie tego, jak działamy, zachęcamy Cię w pierwszej kolejności do kontaktu pod adresem e-mail .