Jak przetwarzamy Twoje dane osobowe

Polityka prywatności Oktawave

Ostatania atualizacja: 18 kwietnia 2019 r.

Kiedy jako osoba fizyczna kontaktujesz się z nami lub korzystasz z naszych usług, zaczynamy przetwarzać Twoje dane osobowe. Do wszystkich informacji na Twój temat podchodzimy odpowiedzialnie i zgodnie z przepisami prawa – w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).

Poniższa informacja ma na celu wyjaśnienie kim jesteśmy, w jaki sposób pozyskujemy informacje oraz co z nimi robimy. Gdyby cokolwiek było dla Ciebie niezrozumiałe lub wzbudzało Twoje wątpliwości, skontaktuj się z nami.

I. Słowniczek - podstawowe pojęcia

Dane osobowe - wszystkie informacje, które przetwarzamy na Twój temat. Są to np. imię, nazwisko, e-mail, dane o zużyciu, dane dotyczące płatności itp.;

Przetwarzanie – wszystkie działania, jakie wykonujemy na Twoich danych osobowych. Są to np. zbieranie, przechowywanie, aktualizowanie, wysyłanie Ci wiadomości systemowych, analizowanie dla wystawienia rachunku, czy usuwanie;

Użytkownik – osoba, która zawarła z nami umowę o świadczenie usług;

Administrator danych osobowych – Oktawave sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, ul. Domaniewska 44a, 02-672 Warszawa, NIP: 5213633306, REGON: 146197794, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000426334, kapitał zakładowy w wysokości 5.290.000,00 złotych, NIP: 5213633306, REGON: 146197794;

Chmura – zorganizowany system teleinformatyczny, składający się w szczególności ze sprzętu komputerowego,oprogramowania oraz łączy telekomunikacyjnych, służący świadczeniu przez nas usług.

II. Kontaktujesz się z nami: jakie dane osobowe zbieramy i jaki jest nasz cel oraz podstawy prawne naszego działania?

Zakres danych, jakie przetwarzamy, zależy od tego, jakie informacje nam podasz oraz od wybranej przez Ciebie formy kontaktu z nami.

W przypadku korzystania z telefonicznego biura obsługi klienta, komunikatorów elektronicznych czy maili będziemy przetwarzać dane identyfikujące Cię (odpowiednio np. numer telefonu, adres e-mail, nr IP), metadane dotyczące komunikacji (np. data kontaktu, czas trwania rozmowy) oraz treść naszej komunikacji (np. historia rozmowy na czacie, treść maila, zapis rozmowy telefonicznej jeśli zostaniesz o tym uprzednio poinformowany). Powyższe informacje przetwarzamy w celu udzielenia Ci odpowiedzi na zapytania, usprawniania naszej komunikacji, poprawy jakości obsługi klienta, a także w celu marketingu naszych usług i zawarcia z Tobą odpowiedniej umowy o świadczenie usług.

Podstawa prawna dla tych działań zależy od kontekstu komunikacji. Jeśli są to ogólne zapytania lub rozmowy, podstawą będzie nasz „prawnie uzasadniony interes” jako administratora (wynika z celi wskazanych powyżej; art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Natomiast jeśli zapytanie zmierza do zawarcia umowy, podstawą prawną będzie „podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy” (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Odwiedzając naszą stronę internetową, możesz wyrazić zgodę na korzystanie przez nas z technologii cookies, która pozwala na prawidłowe funkcjonowanie naszej strony, jak również na analizowanie informacji o tym, jak korzystasz z tej strony - przykładowo jak przebiegał proces rejestracji konta. Dane te przetwarzamy w celu poprawy jakości naszej strony, dopasowania treści do zainteresowań odwiedzających, ciągłego ulepszania jej działania. Niektóre cookies pozwalają także na marketing naszych produktów i usług, zarówno w ramach naszej strony www jak i w ramach stron naszych partnerów.

Podstawą prawną dla korzystania z cookies i podobnych technologii jest Twoja zgoda, z wyjątkiem przypadków, gdy ich wykorzystanie jest niezbędne dla funkcjonowania naszej strony www (dostarczenia Ci usługi świadczonej drogą elektroniczną w tym zakresie), kiedy to bazujemy na przepisie prawa (art. 173 ust. 3 pkt 2 prawa telekomunikacyjnego) oraz odpowiednio naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Niektóre Twoje dane mogliśmy otrzymać od Ciebie podczas konferencji lub wydarzenia branżowego, w którym brali udział nasi przedstawiciele lub od organizatora takiego eventu. W takim przypadku dane z wizytówki, zapytania, czy z listy uczestników są przetwarzane w naszej bazie w celu przesłania Ci informacji, które były dla Ciebie interesujące, odpowiedzi na zapytanie lub w celu wysłania podziękowania za spotkanie lub udział w wydarzeniu. W takich przypadkach podstawą prawną naszego działania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W każdym wypadku informacje handlowe na adresy elektroniczne (e-mail/telefon) wysyłamy wyłącznie, jeśli wyrazisz na to uprzednią zgodę (podstawa prawna).

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przypominamy, że w każdej chwili możesz wycofać udzieloną uprzednio zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Natomiast w przypadku przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, masz prawo do sprzeciwienia się takiemu przetwarzaniu.

III. Jesteś naszym użytkownikiem: jakie dane osobowe zbieramy i jaki jest nasz cel oraz podstawy prawne działania?

Gdy już korzystasz z naszych usług jako klient, poza danymi które mogliśmy przetwarzać zgodnie z cz. II powyżej, przetwarzamy także informacje związane ze świadczeniem przez nas usług, takie jak dane o zużyciu, sposobie korzystania z usług oraz przebiegu realizacji umowy, a także Twoją ew. komunikację z nami. Celem, jak również podstawą prawną ich przetwarzania jest prawidłowa realizacja zawartej Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – np. dostosowywanie parametrów infrastruktury, generowanie rozliczeń. Zakres danych, które możemy przetwarzać, poza RODO wynika także w szczególności z art. 18 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Na etapie rejestracji dane, które są niezbędne do utworzenia konta są odpowiednio oznaczone. Podanie wszystkich informacji jest dobrowolne, ale niektóre dane (odpowiednio oznaczone na etapie rejestracji) są niezbędne dla zawarcia umowy i rozpoczęcia przez nas świadczenia usług.

Jeżeli zostałeś dodany jako użytkownik usług przez naszego klienta (w tym np. jako osoba do kontaktu lub uprawniona do wprowadzania zmian w konfiguracji usług), przetwarzamy Twoje dane w zakresie adresu e-mail, innych danych kontaktowych, dane o sposobie korzystania z usług oraz o przebiegu realizacji umowy, a także Twoją ew. komunikację z nami. Podstawą prawną naszego działania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), tj. realizacja umowy z naszym klientem.

Niezależnie, możemy analizować także informacje o ruchu do/z Twoich wirtualnych maszyn jakie Ci udostępniamy, w celu zapewnienia bezpieczeństwa Chmury i zapobieganiu nadużyciom. W takim wypadku podstawą prawną naszego działania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Część informacji przetwarzamy w celu wykonania obowiązków nałożonych przepisami prawa – ma to zastosowanie głównie do danych dotyczących naszych rozliczeń (regulacje podatkowe; art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Co do zasady nie analizujemy i nie przeglądamy treści, które przechowujesz na naszych serwerach. Ponadto, działania takie będą dla nas niemożliwe, jeśli odpowiednio szyfrujesz dane.

IV. Jak długo przetwarzamy Twoje dane?

Dane gromadzone wyłącznie w związku z bieżącym kontaktem (cz. II polityki powyżej), jeżeli nie jesteś naszym klientem, przechowujemy w zależności od kategorii poszczególnych informacji, przez okres od kilku tygodni (niektóre cookies) przez okres maksymalnie 2 lat (bardziej szczegółowe zapytania i konwersacje, mogące mieć znaczenie dla naszego kontaktu w przyszłości).

Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody przetwarzamy do ewentualnego cofnięcia przez Ciebie zgody lub zrealizowania celu, dla jakiego została wyrażona.

Dane związane z realizacją umowy (cz. III polityki powyżej) przechowujemy przez okres trwania umowy oraz zwykle przez okres do 7 lat po jej zakończeniu, co wynika z regulacji podatkowych oraz okresu przedawnienia niektórych roszczeń.

Okresy te mogą ulec odpowiedniemu, niezbędnemu wydłużeniu, w przypadku ew. roszczeń i postępowań sądowych – o czas trwania tych postępowań oraz ich rozliczenia – a także jeśli przepisy prawa w określonych wypadkach zobowiązują nas do dłuższego ich przetwarzania.

V. Kto faktycznie ma dostęp do Twoich danych osobowych?

Do Twoich danych osobowych dostęp uzyskują wyłącznie:

  • odpowiednio upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Oktawave, którzy są zobowiązani do ich zachowania w tajemnicy oraz niewykorzystywania w celach innych niż te, dla których Oktawave uzyskała dane;
  • podmioty, które wspierają nas w świadczeniu usług, na podstawie odpowiednich umów powierzenia danych osobowych do przetwarzania, takie jak platformy do e-mail marketingu, dostawcy usług kolokacji, dostawcy usług teleinformatycznych lub narzędzi służących do nawiązywania kontaktu (komunikatory), dostawcy usług prawnych i doradczych;
  • podmioty, z usług których możesz korzystać przy okazji korzystania z naszych usług, tj. podmioty obsługujące płatności, a także przewoźnicy lub kurierzy (jeśli np. bierzesz udział w promocji, w wyniku której przysługuje Ci nagroda rzeczowa);

Wszystkie te osoby mają dostęp tylko do tych informacji, które są im niezbędne do wykonania określonych działań.

Czasami, niektóre z podmiotów dostarczających nam rozwiązania mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takim przypadku, jeśli Twoje dane miałyby zostać przetwarzane poza EOG, zapewniamy odpowiednie mechanizmy prawne dla ich bezpieczeństwa, w tym stosujemy standardowe klauzule ochrony danych przyjęte na mocy decyzji Komisji Europejskiej, zawieramy umowy powierzenia danych do przetwarzania spełniające wymogi RODO, a także, w przypadku przekazywania danych do USA, weryfikujemy uczestnictwo naszych partnerów w programie Privacy Shield (więcej: https://www.privacyshield.gov/). Masz prawo uzyskać dostęp do listy takich odbiorców oraz kopię stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Oktawave może być także zobowiązana do udzielenia określonych informacji organom władzy publicznej, na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań. W takim wypadku informacje są udzielane wyłącznie jeśli istnieje ku temu właściwa podstawa prawna.

VI. Czym są pliki „cookies” i inne podobne technologie? W jaki sposób i w jakim celu je wykorzystujemy?

Pliki „cookies” to niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie Twojego urządzenia (zazwyczaj na twardym dysku komputera). Przechowuje się w nim informacje, które możemy potrzebować, aby dostosować się do sposobu korzystania przez Ciebie z naszej strony internetowej i aby zbierać dane statystyczne. Podczas Twojej wizyty na naszej stronie internetowej mamy możliwość gromadzenia danych dotyczących nazwy domeny dostawcy usług internetowych, typu przeglądarki, typu systemu operacyjnego, adresu IP, odwiedzanych przez Ciebie stron internetowych, elementów, które pobierałeś, a także danych eksploatacyjnych lub informacji o lokalizacji urządzenia, z którego korzystasz.

Zapewniamy, że wszystkie otrzymywane w ten sposób informacje, są przez nas wykorzystywane jedynie w celach wskazanych w tej polityce i w żadnym wypadku nie są szkodliwe ani dla Ciebie ani dla urządzenia, z którego korzystasz, ponieważ nie wprowadzają w nim jakichkolwiek zmian konfiguracyjnych.

Oczywiście możesz zmienić sposób korzystania z plików „cookies”, w tym całkowicie je zablokować bądź usunąć za pomocą przeglądarki internetowej lub konfiguracji usługi. Musisz jednak pamiętać, że tego typu operacje mogą uniemożliwić albo istotnie utrudnić prawidłowe działanie naszej strony internetowej, chociażby poprzez znaczące spowolnienie jej funkcjonowania, dlatego zalecamy niewyłączanie ich obsługi w przeglądarce.

Pliki cookies wykorzystywane na stronie internetowej:

  • Techniczne - obejmuje cookies: niezbędne do poprawnego działania witryny potrzebne do umożliwienia działania funkcjonalności witryny, jednak ich działanie nie ma nic wspólnego z śledzeniem użytkownika

  • Analityczne - wykorzystywane do analizowania zachowań użytkowników w ramach strony, w celach statystycznych i analitycznych (ulepszanie działanie witryny), jednak nie obejmują informacji pozwalających zidentyfikować danych konkretnego użytkownika

  • Marketingowe - wykorzystywane do analizowania zachowań użytkowników i dostarczają informacji identyfikujących dane konkretnego użytkownika, w tym w celach marketingowych w ramach stron www podmiotów trzecich.

Wykaz ciasteczek na stronach Oktawave

Vendor (domena) Funkcja WWW NAP ACCOUNT ID
Facebook
(*.facebook.com)
analityczna, marketingowa Tak
Hotjar
(*.hotjar.com)
analityczna Tak Tak
LinkedIn
(*.linkedin.com)
analityczna, marketingowa Tak
LiveChat
(*.livechatinc.com)
techniczna Tak
User
(*.user.com)
analityczna, marketingowa Tak
Active Campaign
(trackcmp.net)
analityczna Tak Tak
Google Analytics
(.google.pl, .google.com)
analityczna Tak Tak Tak Tak
Google Double Click
(doubleclick.net)
marketingowa Tak
Oktawave
(*.oktawave.com)
techniczna Tak Tak Tak Tak

VII. Dane kontaktowe Oktawave i jej Inspektora Ochrony Danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Oktawave sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Adres siedziby i kontaktowy Oktawave to ul. Domaniewska 44a, 02-672 Warszawa

Ogólny adres e-mail do kontaktu: customer@oktawave.com

Inspektorem Ochrony Danych w Oktawave jest adw. Grzegorz Leśniewski. Bezpośredni kontakt do Inspektora: IOD@oktawave.com

Infolinia czynna w dni robocze od 7:00 do 21:00: +48 22 10 10 555 (połączenia komórkowe, cena połączenia zależna od operatora)

VIII. Jakie masz prawa związane z przetwarzaniem przez Oktawave Twoich danych osobowych?

Dostęp do danych osobowych

Zawsze możesz zwrócić się do nas o dostęp do Twoich danych osobowych, aby zobaczyć jakie dane na Twój temat przetwarzamy oraz uzyskać szczegółowe informacje nt.

  • czy przetwarzamy Twoje dane osobowe,
  • w jakim celu,
  • jakie kategorie danych przetwarzamy,
  • kto jest ich odbiorcą,
  • w miarę możliwości – jaki jest planowany okres ich przechowywania, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,
  • jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od Ciebie – wszelkie dostępne informacje o ich źródle.

Dla usprawnienia procesu udzielania informacji, wnioski o dostęp do danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail: customer@oktawave.com, wpisując w tytule „dostęp do danych – RODO”.

Prawo do sprostowania danych osobowych

Jeśli Twoim zdaniem informacje na Twój temat są nieprawidłowe albo niekompletne, masz prawo do żądania sprostowania tych danych, które uważasz za niezgodne z rzeczywistością albo niepełne co do swojego zakresu.

Dla usprawnienia procesu sprostowania informacji, wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie prosimy kierować na adres e-mail: customer@oktawave.com, wpisując w tytule „sprostowanie danych – RODO”.

Prawo do usunięcia danych osobowych

W pewnych sytuacjach RODO przyznaje Ci tzw. prawo do bycia zapomnianym. Do okoliczności uzasadniających skierowanie przez Ciebie tego typu żądania zalicza się:

  • brak dalszej niezbędności danych osobowych do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
  • cofnięcie przez Ciebie zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdy nie istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przetwarzania;
  • wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdy nie występują nadrzędne prawnie i uzasadnione podstawy przetwarzania;
  • wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych;
  • przetwarzanie Twoich danych niezgodnie z prawem,
  • realizacja obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Oktawave.

Dla usprawnienia procesu usuwania informacji, wnioski o usunięcie prosimy kierować na adres e-mail: customer@oktawave.com, wpisując w tytule „usuniecie danych – RODO”.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku, gdy:

  • kwestionujesz prawidłowość przetwarzanych przez nas danych osobowych –na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych,
  • przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezgodne z prawem, lecz zamiast ich usunięcia wolisz ograniczenie przetwarzania,
  • Oktawave nie potrzebuje już Twoich danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one Tobie potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  • wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych – jedynie do czasu rozstrzygnięcia sporu.

Skuteczne wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania spowoduje ograniczenie podejmowanych przez nad działań na określonych przez Ciebie danych oraz w zakresie określonych operacji / celów przetwarzania do niezbędnego minimum – zasadniczo wyłącznie do przechowywania.

Dla usprawnienia procesu ograniczenia przetwarzania informacji, wnioski o ograniczenie prosimy kierować na adres e-mail: customer@oktawave.com, wpisując w tytule „ograniczenie przetwarzania danych – RODO”.

Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo do otrzymania Twoich danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu komputerowego, a także do ich przesłania innemu administratorowi.

Możesz z niego skorzystać, jeżeli:

  • przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy oraz
  • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Dla usprawnienia przenoszenia informacji, wnioski o przeniesienie prosimy kierować na adres e-mail: customer@oktawave.com, wpisując w tytule „przeniesienie danych – RODO”.

Prawo do sprzeciwu

W określonych sytuacjach przysługuje Ci prawo sprzeciwu względem danego przetwarzania. Możesz z niego skorzystać:

  • wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, które znajduje podstawę prawną w obowiązku wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Oktawave, w tym profilowania, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
  • wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Oktawave lub przez stronę trzecią, w tym profilowania, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
  • wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w dowolnym momencie, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim,
  • wobec przetwarzania Twoich danych osobowych do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Pamiętaj jednak, że gdy pomimo wniesienia przez Ciebie sprzeciwu dojdziemy do wniosku, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, będziemy nadal przetwarzać Twoje dane objęte sprzeciwem. Jeżeli nie będziesz zgadzać się z taką oceną zaistniałej sytuacji, możesz skorzystać z prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego (więcej informacji poniżej).

Dla usprawnienia obsługi sprzeciwu, prosimy kierować je na adres e-mail: customer@oktawave.com, wpisując w tytule „sprzeciw– RODO”.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W związku z naszym działaniem jako administratora Twoich danych osobowych, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Oczywiście jeśli masz uwagi odnośnie tego, jak działamy, zachęcamy Cię w pierwszej kolejności do kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych – IOD@oktawave.com. Jest to niezależna osoba, która w ramach naszej struktury odpowiada za zapewnienie, że w pełni realizujemy obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych. Jeśli gdziekolwiek popełniamy błąd, na pewno podejmie odpowiednie kroki.

Jeśli zechcesz wnieść skargę do organu nadzorczego, w Polsce jest nim od 25 maja 2018 Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), który zastąpił Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi do PUODO dostępny jest na stronie internetowej prowadzonej przez PUODO pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/83/155.